La gestion du temps pour les nuls comme moi (avant)

Tout le monde sait à quel point le temps est précieux. Pourtant, tous les jours, des individus comme toi et moi le tuent sans aucun remord.

C’est flippant.

L’objectif de cette newsletter est de remettre le pendules à l'heure et transmettre un certain nombre d’outils permettant d'arrêter le massacre. 

Il est temps de donner la valeur qu'il mérite à ton temps. Le temps, c'est de l'argent LA VIE.

Pour éviter de nous disperser, car le sujet est vaste, nous allons nous concentrer essentiellement sur la gestion de ton temps professionnel. Celui que tu consacre à ton business.

Avant de rentrer un peu plus dans le détail, voici quelques vérités qui risquent de faire mal.

Tu n’es pas un héros.

Vous peux avoir toutes les compétences du monde :

• entrepreneuriales,

• humaines,

• commerciales,

• techniques,

• financières,

…tu ne peux pas tout faire en même temps, à moins de faire partie du cercle très fermé des super-héros.

“T’inquiète ! Je suis multi-tâche.”

Cool ! Le truc c'est que de récentes études ont démontré que le fait de travailler sur de multiples tâches simultanément rendait beaucoup moins efficace.

Outch !

Chaque fois que tu passes d’une tâche à une autre, les choses prennent plus de temps, le risque d’erreur est plus important et le niveau de stress augmente.

Arrête le "pilote automatique"

Combien de fois t’es-tu retrouvé en fin de journée, frustré avec l'impression de n'avoir rien fait ?

Je connais bien ce sentiment.

C’est douloureux.

Encore plus douloureux quand tu fais le bilan de la journée pour découvrir avec effroi que tu n’as rien fais de concret de ta journée.

Why ? 

Tu as été coupé par 36 sms, 150 notifications What's app, 6 appels et la digestion du Kebab complet (salade, tomates, oignons) englouti à midi.

Bref, le genre de trucs qui tue ton attention, ta productivité, tes journées et c'est ainsi que des projets qui devaient être finalisés en quelques semaines, termine leur triste vie dans les oubliettes de ton ordi.

Tu fais du surplace à tous les niveaux et le pire dans tous ça, c'est que tu termines chaque journée complètement épuisé, comme un marathonien du dimanche. 

Et si je te disais que tu peux faire plus et mieux en moins de temps. 

Je sais, ça ressemble à un slogan de campagne présidentielle, sauf qu’ici, on tient nos promesses.

Voici quelques principes de base qui te permettront de gagner de précieuses minutes chaque jour, et une bonne dose de stress en moins :

#1 Evite de réagir

Si tu réponds immédiatement aux emails ou aux sms que tu reçois.

Si tu décroches de ton travail, même une seconde, le temps de voir qui t’a envoyé un sms, ou quel commentaire a été laissé sur ta page facebook ?

Si tu réponds à un appel d’un cousin germain qui t’appelle pour te rappeler la date de la fin du monde annoncée par le journal de 20h…

Arrête tout de suite.

Désactive toutes les notifications de ton client mail, passe ton téléphone en mode avion (ou "ne pas déranger") et reste focus sur les actions productives qui font avancer tes résultats.

Cela n'a l'air de rien comme cela, mais à chaque fois que tu te coupes d’une tâche en cours, ton cerveau doit faire un effort important pour se reconnecter.

Tu perds plusieurs secondes de travail et une énergie folle.

Pour te remettre dedans… c’est mission impossible.

Cela t’arrive combien de fois dans la journée ?

Dix fois ? Vingt fois par jour ?...

Fais le calcul.

#2 Ne te laisse pas piéger par les urgences

Au quotidien nous avons tous à faire face à des imprévus plus ou moins importants et maîtrisables.

Mais urgent ne veut pas forcément dire important.

Demande-toi toujours si c’est urgent pour toi ou ton activité ? Ou bien pour quelqu'un d'autre ? Quel impact aura le traitement de cette urgence ou le non traitement ? Cela peut-il être délégué ?

A cet exercice la Matrice d'Eisenhower peut t’aider !

La voici :

Cet outil d'analyse te permet de prioriser tes tâches en fonction de leur niveau d’urgence et de leur importance.

Ce qui compte, ce sont surtout les tâches importantes, ce sont celles-ci qui vont te permettre de faire évoluer ton entreprise. L'idéal étant de planifier ces tâches suffisamment en amont avant qu'elles ne deviennent pas urgentes !

#3 Planifie

Tout ce qui n’est pas planifié n’a pas de raison d’exister.

Tu as une stratégie, des projets, des échéances ? Décompose-les en tâches (Todo) concrètes et classifie-les selon la Matrice d'Eisenhower.

Ces tâches doivent te permettre de te rapprocher de ton/tes objectif(s) à moyens et long terme.

⚠️ Ne sois pas trop ambitieux(se), mais réaliste sur tes capacités d'exécution.

Délègue et automatise

Purée ! Les possibilités du moment en matière d’intelligence artificielle ou d’automatisation sont juste incroyables.

Des outils comme Zapier ou IFTTT permettent d’automatiser une grande partie de mes tâches récurrentes : celles qui n’ont pas besoin de mon cerveau.

Par exemple :

Lorsque je publie une newsletter avec Substack, le contenu est diffusé sur Facebook, Twitter, Tumblr, Medium, Pinterest et Linkedin automatiquement

Et ce n’est pas tout.

Une image est automatiquement crée. Elle contient le titre de l’article et une invitation à découvrir celui-ci en cliquant sur le lien en bio. Cette image est ensuite programmée sur mon outil de programmation social et publiée automatiquement sur Instagram.

Ce processus est rendu possible grâce à des services en ligne comme Zapier, Integromat ou IFTTT…

Après, il y a des choses que les robots font moins bien que les humains. C’est vrai. Dans ce cas, l’option “déléguer” devient prioritaire.

Il y a quelques années, je t’aurais invité à construire une équipe d'employés ou de freelances pour développer votre business.

Aujourd’hui, je t’inviterai plutôt à

Il est vrai que ce n'est pas toujours évident de confier une partie de votre "bébé" à d'autres, il va vous falloir un temps d'adaptation c'est certain. Mais réfléchissez un peu : il y a forcément des tâches que vous exécutez et qui pourraient être faites par des tiers, voire mieux faites. 

Vous devez petit à petit réduire vos tâches exécutives pour vous concentrer sur la gestion de votre activité.

Le temps que vous économiserez ainsi sera certainement plus rentable.

Concentré un jour, concentré toujours

Sachez que votre ennemi dans cette recherche de la bonne gestion du temps c’est la procrastination. Qu’est-ce que la procrastination ? La procrastination est le fait de toujours remettre les choses au lendemain. 

Nous vivons dans un monde où les distractions sont multiples. Pour vous aider à rester concentré lorsque vous travaillez sur votre ordinateur, voici plusieurs outils :

• Freedom.to : c'est une application web et mobile qui vous permet de bloquer votre accès à Internet durant un temps déterminé.

• Stay Focusd : cette extension Chrome bloque l'accès à certains sites Internet.

• Leechblock : identique à Stayfocusd mais pour Firefox

En Relation : 4 Astuces Pour Combattre La Procrastination Et La Vaincre

Des outils pour vous aider à atteindre vos objectifs en matière de gestion de temps

Il reste enfin l’aspect que l’on pourrait appeler plus technique de la gestion du temps. Des logiciels peuvent vous venir en aide dans de nombreux domaines et vous aider à bien vous organiser et à bien organiser votre travail.

#1 Les CRM

Les logiciels de CRM (Customer Relationship Management, soit gestion de la clientèle) vont vous aider dans votre relation clientèle.

Il vous sera alors non seulement plus facile, mais aussi plus rapide, de contacter vos prospects au bon moment, de leur proposer des offres cohérentes ...

Exemples :

• Salesforce

• Zoho

• Microsoft Dynamics

#2 Les logiciels de service client

Toujours en matière de relation clientèle que diriez-vous de pouvoir accéder à l'historique des emails envoyés par un client ou prospect ? De pouvoir créer des réponses types ? De pouvoir affecter automatiquement un email au bon collaborateur ? De créer facilement des articles de FAQ en rapport avec les questions les plus fréquemment posées ? Celle du programme WMA nous a permis de gagner un temps fou dans la gestion des questions de prospects.

Optez pour un logiciel de relation client : vous gagnerez un productivité tout en améliorant la qualité de la prise en charge de vos clients.

Exemples :

• Zendesk

• Freshdesk

• UseResponse

#3 Les applications de gestion de projet

Pour travailler efficacement en équipe et avoir une vision d'ensembles des tâches à réaliser par chacun, pensez aux applications collaboratives de gestion de projet

Exemples :

• Asana

• Nutcache

• Trello

On pourrait encore citer des logiciels de plannings partagés, de planification de réunions, les ERP etc. Tout peut s’organiser bien plus facilement avec les bons outils.

Et vous, comment faites-vous pour gérer votre temps et votre business ? Quelles sont vos astuces ?

Ou au contraire quelles sont vos difficultés ? Quels conseils de cet article allez-vous mettre en place ?

A tout de suite dans les commentaires !!!